¿Contratar domiciliario propio o una empresa de domicilios? Costos y ventajas para tu negocio

Qué implica contratar un domiciliario propio

En Colombia, contratar un domiciliario que trabaja para tu negocio con horario y bajo tus instrucciones es, en la práctica, una relación laboral. Eso trae obligaciones que van mucho más allá del salario:

• Salario: al menos el salario mínimo legal vigente si trabaja tiempo completo. Si es medio tiempo, algunas obligaciones se calculan de forma proporcional.
• Auxilio de transporte para quienes ganan hasta dos salarios mínimos.
• Prestaciones sociales: prima de servicios, cesantías e intereses sobre las cesantías, además de las vacaciones.
• Seguridad social y parafiscales: aportes a salud, pensión, ARL (según el nivel de riesgo de la actividad) y caja de compensación familiar.
• Dotación: calzado y vestido de labor tres veces al año para quienes ganan hasta dos salarios mínimos, más los elementos de protección, como casco y chaleco.
• Recargos: nocturnos, dominicales y festivos si trabaja de noche o los fines de semana, que es justo cuando más domicilios hay.

Nada de esto es malo: un domiciliario propio que conoce tu negocio y a tus clientes vale mucho. Pero el costo real es bastante mayor que el salario, y conviene conocerlo antes de decidir.

Qué revisar antes de contratar

Quien maneja tus pedidos maneja tu dinero y tu reputación en la puerta de cada cliente. Antes de contratar, verifica la licencia de conducción vigente para moto, el SOAT y la revisión técnico-mecánica de la moto que va a usar, y pide referencias de trabajos anteriores. Que conozca bien la ciudad y tenga un celular con datos para usar el mapa y responder llamadas también ahorra muchos minutos en cada entrega.

La moto: el costo que casi nadie suma

Un domiciliario sin moto no sirve de mucho. Hay dos formas de resolverlo, y ninguna es gratis:

La moto es del negocio

Pagas la compra o el arriendo, el SOAT, la revisión técnico-mecánica, los impuestos según el cilindraje, el mantenimiento, las llantas, la gasolina y el parqueadero. También asumes los daños, las multas que lleguen a nombre del negocio y el desgaste, que en una moto de trabajo es rápido.

La moto es del domiciliario

Es lo más común. Lo justo es reconocerle el uso con un auxilio de rodamiento o de gasolina, que se pacta por escrito. Si no lo reconoces, el domiciliario termina pagando de su bolsillo el desgaste de su herramienta de trabajo, y eso se nota en la rotación.

En los dos casos, la moto es un costo mensual que hay que sumar al del domiciliario para saber cuánto te cuesta de verdad cada entrega.

Tiempo muerto, horas pico y ausencias

El costo que más pesa no aparece en ninguna factura: el tiempo en que tu domiciliario espera. En la mayoría de negocios los pedidos se concentran en pocas horas del día, y el resto del turno se paga igual.

• Horas flojas. Si en la mañana entran dos pedidos, esas horas de salario se reparten entre muy pocas entregas.
• Horas pico. Un domiciliario lleva un pedido, o una ruta corta, a la vez. Cuando entran cinco pedidos al mismo tiempo, los últimos esperan, se enfrían y el cliente se impacienta.
• Ausencias. Vacaciones, incapacidades, una calamidad o una renuncia. Ese día los pedidos no dejan de llegar y necesitas a alguien más.

Por eso muchos negocios con domiciliario propio terminan usando también una empresa de domicilios: para los picos y para los días en que su domiciliario no está.

Qué cambia con una empresa de domicilios

Tercerizar los domicilios significa que tú preparas el pedido y una empresa de domicilios lo recoge en tu negocio y lo entrega a tu cliente. Lo que cambia:

• Pagas por envío. Si un día hay pocos pedidos, pagas poco. No hay nómina de domiciliarios ni moto a tu cargo.
• Los picos se reparten. La empresa tiene varios conductores y asigna el que esté disponible, así que cinco pedidos al tiempo no dependen de una sola persona.
• No te ocupas de reemplazos. Si un conductor no está, la empresa asigna otro.
• Tienes menos control directo. No eliges quién va ni le das prioridad exclusiva a tu negocio. Por eso importa que la empresa te avise cuando un conductor toma tu pedido y que el cliente pueda seguirlo.

Con los domicilios en Armenia por WhatsApp de Cometta, por ejemplo, escribes el pedido o mandas una foto de la comanda, la tarifa sale de la zona de recogida y la zona de entrega, un conductor lo toma y tu cliente recibe un enlace de seguimiento. Si un pedido no cuadra, una persona del equipo lo revisa contigo.

Antes de empezar con cualquier empresa, pregúntale:

• Hasta dónde llega y en qué horario trabaja.
• Cómo calcula la tarifa y si puedes conocerla antes de cada pedido.
• Cómo se piden los envíos y cómo te avisan cuando un conductor toma el pedido.
• Qué pasa si el cliente no contesta, si la dirección está mal o si algo llega dañado.
• Cómo cobra el conductor al cliente y cómo te llega ese dinero.

Para comparar varias opciones con más detalle, revisa la guía para elegir una empresa de domicilios en Armenia.

Domiciliario propio o empresa: la comparación

Puestos lado a lado, los dos modelos se ven así:

Cómo calcular cuánto te cuesta cada entrega

La pregunta “¿cuánto cuesta un domiciliario?” se responde mejor por entrega que por mes. Así puedes compararlo directamente con lo que te cobraría una empresa por cada envío.

1. 01

   Suma el costo mensual del domiciliario

   Salario, auxilio de transporte, prestaciones, seguridad social, dotación y recargos. Pídele a tu contador el costo total con todo incluido.
2. 02

   Suma la moto

   Gasolina, mantenimiento, SOAT, revisión, impuestos y desgaste, o el auxilio de rodamiento que pagues, llevado a un valor mensual.
3. 03

   Cuenta las entregas reales del mes

   Las que de verdad se hicieron, no las que esperas hacer. Usa un mes normal, no el mejor del año.
4. 04

   Divide

   Costo mensual del domiciliario más costo mensual de la moto, dividido entre las entregas del mes.
5. 05

   Compara

   Pon ese número al lado de la tarifa por envío de una empresa de domicilios para las mismas zonas.

Si el costo por entrega de tu domiciliario queda muy por encima de la tarifa de una empresa, estás pagando mucho tiempo muerto. Si queda por debajo y tus pedidos son constantes, el domiciliario propio te está funcionando. Con ese número claro también puedes decidir cuánto cobrar por un domicilio a tus clientes.

Cómo decidir: volumen, horas pico y distancias

Estas preguntas te dan una respuesta bastante clara:

• ¿Tienes pedidos casi todo el día? Si alcanzan para mantener ocupado a un domiciliario durante su turno, el propio puede salirte más barato por entrega.
• ¿Tus pedidos se concentran en dos o tres horas? Un domiciliario propio pasará buena parte del día esperando, y en el pico no alcanzará solo.
• ¿Tus clientes están lejos o dispersos? Cada viaje dura más y una sola persona hace menos entregas por hora.
• ¿Estás empezando? Si todavía no sabes cuántos pedidos tendrás, empieza con un costo variable y mide antes de contratar.

El modelo mixto

Muchos negocios combinan los dos: un domiciliario propio para las horas con pedidos constantes y una empresa de domicilios para los picos, los fines de semana y los días en que él no trabaja. Así el domiciliario se mantiene ocupado, no se acumulan pedidos en la hora de más trabajo y no te quedas sin entregas cuando falta.

Si estás montando los domicilios desde cero, la guía para montar el servicio de domicilios de un restaurante te ayuda a organizar todo lo demás: carta, empaques, despacho y cobro. Y para el canal de pedidos, revisa cómo funcionan los domicilios por WhatsApp.

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